Het planningssysteem van SamenFietsen is gebaseerd op geregistreerde accounts van een vrijwilliger en een deelnemer en kent daarmee verschillende rollen.

Niet iedereen ‘ziet’ en ‘kan’ hetzelfde na het inloggen. Dat hangt af van hoe je geregistreerd bent bij je aanmelding en welke rechten zijn toegekend.

Vrijwilligers & deelnemers
Kunnen na goedgekeurde registratie met behulp van de agenda zelf afspraken inplannen. Ze kunnen zien wanneer de fietsen beschikbaar zijn. Deelnemers kunnen ritten betalen (indien dit ingesteld is door de eigen organisatie) en zien wanneer ze hebben gefietst en met wie.

De coördinator
Afhankelijk van het gekozen aanmeldingsproces ontvangt de coördinator de registraties of  voert de aanmeldingen zelf in het systeem in. Daarnaast zijn er veel functies beschikbaar voor de coördinator om het organiseren van de fietstochten zo eenvoudig mogelijk te maken, zoals bijvoorbeeld het inzien van de opgegeven beschikbaarheid en het instellen van ‘duo’s’ (overzicht: wie fietst met wie).

De administrator
Heeft de meeste rechten. Kan alles wat een coördinator kan en daarnaast ook de instellingen bewerken, vrijwilligers de rechten geven van een coördinator, fietsen toevoegen en aanpassingen doen aan de beschikbaarheid van de fiets(en).

Niet alle deelnemers hebben wellicht een e-mailadres. Er is een mogelijkheid om meerdere deelnemers te registreren onder één e-mailadres.

Hiervoor maakt de contactpersoon van de deelnemer(s) een account aan (als deelnemer), vervolgens plaatst de administrator een vinkje bij ‘deelnemer-contactpersoon’ op diens profielpagina. De contactpersoon kan nu meerdere deelnemers registreren.

Alleen degene die ‘deelnemer-contactpersoon’ is ziet deze mogelijkheid:

Het is mogelijk om meerdere organisaties met elkaar te verbinden.

Een voorbeeld: in de Gelderse Vallei zijn vier Fietsmaatjes organisaties, namelijk Bennekom, Ede, Wageningen en Lunteren. Deze organisaties zijn onderdeel van Stichting Fietsmaatjes Gelderse Vallei. De administrator heeft eenvoudig toegang tot de vier verschillende organisaties en kan ook (via diens profielpagina) een coördinator rechten geven voor meerdere organisaties. De coördinator kan op haar beurt ook weer een vrijwilliger of deelnemer (via diens profielpagina’s) toegang geven tot de agenda van meerdere organisaties.

In het voorbeeld van de Gelderse Vallei, kan een vrijwilliger of deelnemer uit Bennekom op die manier ook een fiets reserveren in Wageningen en daar gaan fietsen.

De agenda is de spil van het planningssysteem. Vrijwilligers en deelnemers maken afspraken in de agenda en zien welke fiets(en) er beschikbaar zijn op het gewenste tijdstip.

Om een nieuwe afspraak te maken stuurt de vrijwilliger of deelnemer een verzoek aan een fietsmaatje. Een verzoek kan verstuurd worden door te klikken op het gewenste tijdstip in de agenda of op de knop ‘Nieuwe afspraak’. Het uitgenodigde fietsmaatje krijgt vervolgens een e-mail over het verzoek.

Nadat het fietsmaatje het verzoek heeft geaccepteerd is de afspraak definitief. De vrijwilliger kan ook direct een bevestigde afspraak inplannen, deze hoeft dan niet meer bevestigd te worden. De coördinator heeft ook de mogelijkheid om een afspraak te plannen tussen de vrijwilliger en de deelnemer.

Op het profiel vult elke gebruiker de gegevens in. Alleen de naam, e-mail, telefoonnummer, ‘Over mij’ en beschikbaarheid worden op ‘Wie is wie’ weergegeven. De rest is alleen voor de coördinator en administrator zichtbaar.

De gebruiker kan er ook voor kiezen níet zichtbaar te zijn op de wie-is-wie pagina.

Als er gekozen is om Mollie te installeren kunnen deelnemers eenvoudig via Ideal ritten kopen onder het tabblad ‘Bestellen’. Dit tabje is zichtbaar voor de deelnemers onder hun account.

Bij ‘bekijk ritten’ kan de deelnemer zien wanneer hij/zij gefietst heeft en hoeveel ritten er nog tegoed zijn. Hier is het ook mogelijk een factuur te downloaden.

De administrator kan op de instellingenpagina alle gegevens invullen die nodig zijn voor het betalen en bepalen hoeveel één fietsrit kost.

Op de pagina ‘Wie is wie’ staat informatie over de deelnemers, vrijwilligers en fietsen. De coördinator kan indien nodig gegevens aanpassen. Op de profielpagina kunnen gebruikers kiezen om wel of niet bij ‘wie-is-wie’ getoond te worden.

Na afloop van een fietsrit kan de vrijwilliger het aantal gereden kilometers invullen en eventuele opmerkingen voor de coördinator. Deze opmerkingen ontvangt de coördinator in een mailtje. Ook kunnen opmerkingen over de fiets worden doorgegeven: deze gaan automatisch naar de technisch beheerder. De administrator kan voor iedere fiets aangeven wie de technisch beheerder is van deze fiets.

De coördinator ziet in het scherm alle rit-evaluaties. De vrijwilligers zien alleen eigen evaluaties. De gereden kilometers en aantal ritten worden op ‘Wie is wie’ getoond.

Afhankelijk van de gekozen aanmeldprocedure meldt een vrijwilliger of deelnemer zichzelf aan via SamenFietsen of voert de coördinator de gegevens in. In ieder geval kan pas nadat een registratie is goedgekeurd de betreffende persoon inloggen en het systeem gebruiken.

Op de pagina ‘Registraties’ staat een overzicht van alle geregistreerde gebruikers en kan de coördinator eenvoudig naar de profielpagina van de betreffende persoon. De coördinator kan desgewenst wijzigingen doorvoeren.

Er is bij iedere gebruiker een veld om notities te maken die alleen zichtbaar zijn voor andere coördinatoren van de eigen organisatie en de administrator.

De coördinator kan vanuit de profielpagina van de deelnemer een deelnemerspas en vanuit de profielpagina van de vrijwilliger een vrijwilligerskaart downloaden als pdf en deze printen.

De administrator en/of coördinator kan op de ‘Rapportages’ pagina verschillende overzichten bekijken, downloaden en printen. Bijvoorbeeld over het aantal gemaakte fietsritten, gevormde koppels of de beschikbaarheid van de vrijwilligers.

De administrator kan via de profielpagina van een vrijwilliger deze persoon de rechten geven van een coördinator.

Via de profielpagina van een deelnemer kan hij/zij deze persoon de functie geven van ‘deelnemer-contactpersoon’, zodat onder het betreffende mailadres meerdere sub-deelnemers geregistreerd kunnen worden.

Degene met de rechten van ‘administrator’ (het kunnen meerdere personen zijn) kan ook de instellingen bewerken.

Op de pagina ‘Instellingen’ is het mogelijk om SamenFietsen aan te passen naar de wensen van de eigen organisatie. Deze pagina is alleen zichtbaar voor degene met de rechten van ‘administrator’.

In de instellingen kan de administrator gegevens over de organisatie invullen. De adresgegevens zijn voor de administratie van SamenFietsen. De meldingen over nieuwe registraties en rit-evaluaties worden naar het ingevulde e-mailadres gestuurd.

Tevens is er de mogelijkheid om hoofdmenu links toe te voegen naar bijvoorbeeld de eigen organisatie.

Wanneer deze instellingen leeg zijn, wordt er ook niets getoond. Het is mogelijk tot vier hoofdmenu links te creëren. Zorg ervoor dat er http:// of https:// voor de url staat.

Tenslotte kan aangevinkt worden of er een melding gewenst is van een annulering van een fietsrit naar het mailadres van de coördinator (de fietsmaatjes krijgen sowieso een melding daarvan op hun eigen mailadres).

Kies of je als coördinator een melding wilt ontvangen als de fietsmaatjes de afspraak annuleren

Het planningssysteem is gebaseerd op geregistreerde accounts van vrijwilligers/ deelnemers.

De fietsmaatjes projecten hanteren verschillende werkwijzes voor de aanmelding. Bij de instellingen zijn dan ook verschillende mogelijkheden rondom de registratie.

Er staan bij de instellingen twee mailtjes waarvan de tekst op maat gemaakt kan worden: een validatiemailtje en een mailtje dat verzonden wordt als de coördinator het account aanmaakt. Als er geen vinkje wordt gezet, wordt er géén geautomatiseerde bevestiging verzonden.

1. Validatiemailtje: Dit is van toepassing als een nieuwe deelnemer/ vrijwilliger zichzelf aanmeldt via de uitnodigingslink. Hij/zij maakt dan een eigen wachtwoord aan. Nadat de coördinator deze persoon heeft geaccordeerd ontvangt de betreffende persoon het validatiemailtje (mits aangevinkt bij de instellingen).
2. Mail bij nieuwe registratie: Dit is van toepassing als de coördinator het account aanmaakt. Ons systeem maakt in dat geval een versleuteld wachtwoord aan. Als er een vinkje is gezet bij ‘mailtje verzonden na registratie’ ontvangt de betreffende persoon dit wachtwoord. Als dit vinkje niet aangevinkt staat, kan de coördinator in een eigen mail de link sturen naar ‘wachtwoord herstellen’ – https://applicatie.samenfietsen.nl/wachtwoord/herstellen – waarmee de vrijwilliger/ deelnemer een eigen wachtwoord kan aanmaken.

De inhoud van de mailtjes kunnen op maat worden gemaakt – klik op het voorbeeld voor de standaard tekst.

Het is mogelijk om ritten te kopen in SamenFietsen, hiervoor moet u als organisatie een Koppeling maken met de betaalprovider Mollie. Om de koppeling te maken maakt u eerst een account aan op Mollie.

Onder het tabje ‘Ontwikkelaars’ op het dashboard van Mollie vindt u de ‘Live API-key’. Kopieer deze en plak in de instellingenpagina van SamenFietsen. Hierna kunt u de overige betaalgegevens aanvullen, dit zijn:

• ‘Minimum aantal ritten’: hoeveel ritten moet een deelnemer minimaal per keer kopen.
• ‘Maximaal aantal ritten’: hoeveel ritten kan een deelnemer maximaal per keer kopen.
• ‘Standaard aantal ritten’: hoeveel ritten ziet een deelnemer bij betaalscherm als uitgangspunt om te betalen?
• ‘Prijs per rit’: hoeveel kost één fietsrit.

Het is mogelijk om de kleuren van de achtergrond, knoppen, menubalk en teksten aan te passen. Gebruik hiervoor hexidecimale kleurcodes met een #-teken voor de codes.

Achtergrond
De achtergrondkleur is op elke pagina hetzelfde. In de meeste gevallen is het het mooiste om deze wit te laten.

Tekst hoofdmenu
De primaire kleur van de tekst in het hoofdmenu is de kleur van de knop ‘uitloggen’ en eventueel zelf toegevoegde knoppen boven de menubalk. Als u met uw muis over de knop gaat verschijnt de secundaire kleur. De actieve pagina ‘overzicht’ heeft ook de secundaire kleur.

Knoppen
Knoppen zijn bijvoorbeeld de ‘selecteren’ knop of de ‘opslaan’ knop. De primaire kleur van de knop is de standaard kleur. Als u met de muis over de knop gaat, verschijnt de secundaire kleur.

Menubalk
De primaire kleur van de menubalk is de kleur van de menubalk aan de linkerkant. De secundaire kleur is de kleur aan de rechterkant. Tussen deze kleuren is een verloop. Wanneer dezelfde kleurcodes worden ingevuld is er geen verloop.

Tekst
De primaire kleur van de tekst is de kleur van het grootste gedeelte van de tekst. Bijvoorbeeld de kleur van de tekst ‘telefoonnummer’ op de instellingenpagina. De secundaire kleur van de tekst is de kleur van de actieve pagina in de menubalk. Deze kleur ziet u ook wanneer u met uw muis over de tekst in de menubalk gaat.

Heeft u nog geen kleurschema of wilt u een nieuw kleurschema? Klik hier om het kleurwiel van Adobe te gebruiken om een kleurschema samen te stellen.